Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis di Era 4.0

PENTINGNYA PENGGUNAAN EMAIL PROFESIONAL DALAM BISNIS DI ERA 4.0

Belakangan ini era revolusi industri berkembang sangat pesat, tak heran jika banyak pelaku bisnis memanfaatkan teknologi dan internet sebagai pendukung perkembangan dan kemajuan bisnisnya. Segala aspek, sebisa mungkin terhubung melalui internet (IoT) supaya memudahkan untuk sinkronisasi, transfer data dan komunikasi. Seperti penggunaan web dan email. Meski email sudah digunakan sejak lama, namun di era revolusi industri 4.0 ini penggunaan email masih sangat penting. Apalagi seiring perkembangan zaman beberapa fitur telah diperbarui dan ditambahkan. Banyak pelaku bisnis menggunakan email profesional sebagai media komunikasi dan promosi. Lantas apa pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis?

Apa itu Email Profesional?

Sebelum tahu apa itu pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis, yuk kita kenalan dulu apa itu email profesional ya Sob. Email profesional secara sederhana bisa diartikan sebuah alamat email khusus yang menggunakan domain yang kita miliki. Contoh delonix@vanesta.net adalah email profesionalku yang menggunakan domain vanesta.net sebagai mail servernya.

Lantas apa perbedaan antara email profesional dengan layanan email gratisan? Nah untuk lebih jelasnya yuk kita cari tahu perbedaannya dengan mengetahui alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis.

Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis
Alasan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, email memiliki peranan vital. Selain menjadi alat untuk komunikasi antara perusahaan dan klien, email memiliki peranan lain yang tak kalah penting untuk membangun kemajuan bisnis. Berikut alasan pentingnya penggunaan email profesional:

Sebagai Branding

Salah satu alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis adalah sebagai branding. Sebuah perusahaan yang menggunakan email profesional, misal: admin@namaperusahaan.com secara tidak langsung akan selalu mempromosikan dan membranding merek dagangnya yang tersemat di email domain tersebut. Penerima email akan selalu menyadari bahwa mereka mendapat email dari sebuah perusahaan yang mana domainnya selalu terpampang di alamat email. Hal ini juga memudahkan konsumen untuk mengingat domain perusahaan ketika ingin mengunjungi webnya.

Lain halnya ketika menggunakan jasa penyedia email gratis, konsumen hanya akan melihat alamat email dengan domain pemilik penyedia layanan email gratis tersebut. Alih-alih promosi dan branding, bisa jadi penggunaan layanan email gratis untuk perusahaan malah mengurangi kepercayaan konsumen sehingga dengan mudah mengabaikan email yang perusahaan kirim. Tentu hal tersebut adalah sebuah kerugian, kan?

Kesan yang Positif dan Kredibilitas

Seperti yang telah aku singgung di atas, penggunaan email profesional juga akan meningkatkan kesan positif dan kredibilitas ke konsumen, lho.

Bisa kita bayangkan, seandainya kita menerima sebuah email penting melalui layanan email gratis: namaperusahaan@gmail.com dan email profesional: admin@namaperusahaan.com. Tentu email dengan nama domain perusahaan yang tersemat di email mempunyai kredibilitas tinggi. Hal ini dikarenakan layanan email gratis bisa saja merupakan sebuah spam yang sengaja dibuat oleh orang lain atas nama perusahaan, sedangkan email perusahaan sudah tentu email tersebut dibuat dan dikeluarkan atas otoritas resmi sebuah perusahaan tersebut. Sehingga pesan yang terkirim pun tidak diabaikan oleh konsumen.

Filter Spam yang Lebih Bagus

Siapa yang tak kesal dengan email spam? Sepertinya hampir semua orang pernah menerima email spam, ya? Selain mengganggu, email spam juga terkadang dibubuhi virus atau malware berbahaya, lho. Maka dari itu, di sinilah salah satu nilai plus pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis.

Email profesional biasanya mempunyai proteksi dan antivirus tambahan yang menyaring semua pesan masuk secara otomatis. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih fokus pada email penting dan tidak terganggu oleh email spam atau email yang membahayakan.

Email yang dikirim dari email profesional pun cenderung tidak akan masuk ke folder spam walaupun secara aktif mengirim email ke konsumen baik berupa pemberitahuan otomatis, promosi, atau pun email penting lainnya. Ini adalah salah satu poin yang cukup penting di mana perusahaan memang sering mengirim email pemberitahuan ke konsumen.

Keamanan Privasi yang Lebih Terjamin

Keamanan dan privasi adalah hal yang sangat penting untuk sebuah perusahaan atau pelaku bisnis. Jangan sampai celah keamanan dimanfaatkan oleh pihak yang tak bertanggungjawab untuk mencuri data penting perusahaan yang bisa berakibat fatal tentunya.

Beberapa email profesional memiliki akses kontrol admin dan keamanan sendiri. Keamanannya pun dikelola dengan sangat baik. Pemilik perusahaan bisa langsung mengontrol keamanan dari dalam ketika ada tindakan mencurigakan atau ada akses yang tidak diizinkan. Email profesional juga memiliki akses login web mail unik yang bisa diubah dan disesuaikan sehingga hanya pemilik email yang mengetahui alamat login email tersebut.

Keren banget, kan? Dan pastinya orang jahat tidak akan pernah bisa memanfaatkan “lupa password” untuk membobol email profesional. Gimana? Kalian makin paham alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis, kan? Lanjut…

Fleksibilitas Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Poin ini adalah salah satu fitur yang paling aku suka saat menggunakan email profesional. Kamu bisa membuat alamat email dengan nama sesukamu sesuai dengan apa yang kamu butuhkan. Tidak ada lagi kata “alamat email sudah digunakan”, pasti buat teman-teman yang sering atau pernah membuat alamat email di penyedia layanan gratis pernah mengalami ini, ya? Terkadang alamat email yang kita inginkan ternyata sudah diambil oleh orang lain. Namun, hal ini tidak akan terjadi ketika kamu menggunakan email profesional karena alamat email profesional yang kamu miliki unik dan belum pernah ada yang membuat.

Kamu bisa membuat alamat email sesuai departemen yang ada di perusahaan atau dengan nama orang pemegang email tersebut. misal alamat email admin@namaperusahaan.com untuk email utama, info@namaperusahaan.com digunakan untuk departemen pemasaran, customer@namaperusahaan.com digunakan untuk layanan konsumen dan lain sebagainya.

Fitur Backup Data

Data adalah komponen penting dalam sebuah bisnis. Kehilangan data dalam sebuah bisnis bisa berakibat fatal dalam perusahaan. Maka dari itu adanya fitur backup merupakan salah satu alasan pentingnya penggunaan email profesional dalam bisnis.

Ketika hal yang tidak diinginkan terjadi misal, data error, kesalahan maintenance yang berakibat data loss, atau email terhapus permanen, fitur backup data ini bisa mengembalikan data dengan mudah. Beberapa penyedia email profesional bahkan menyediakan fitur pencadangan dan sinkronisasi secara otomatis.

Fitur Automation

Dalam bisnis, tentunya akan sering mengirimkan sebuah email kepada klien, entah berupa pemberitahuan, email penting, promosi dan lain-lain. Hal yang sangat membebani perusahaan adalah jika harus mengirimkan email kepada banyak klien secara manual.

Namun, ketika perusahaan atau pelaku bisnis menggunakan email profesional yang telah terintegrasi dengan sistem web perusahaan maka hal demikian tidak akan terjadi. Perusahaan akan otomatis mengirim sebuah email ke konsumen sesuai dengan apa yang telah terjadwal dan diatur. Misal email lupa password, email promosi, email detail pesanan, dan lain-lain.

Pengalaman Menggunakan Layanan Email Profesional Rumahweb

Setelah membaca penjelasan panjang lebar tentang email profesional di atas, kamu tertarik untuk mencoba email profesional dalam mengembangkan bisnismu? Tak perlu khawatir jika kamu belum memiliki bisnis atau rencana usaha. Sebagai influencer dan web developer, aku juga menggunakan email profesional untuk menunjang segala aktivitas onlineku, kok. Untuk alamat email pribadiku aji@ervanto.com dan delonix@vanesta.net. Sedangkan untuk email resmi organiasai yang aku kelola adalah admin@ansorjateng.net. Cakep nggak tuh? Selain untuk urusan bisnis atau perusahaan, email profesional juga cocok digunakan sebagai email pribadi. Dari pengalaman yang aku rasakan, email profesional ini sangat menunjang pekerjaanku, bahkan manfaatnya sangat terasa. Sangat fleksibel, aman dan tentunya “KEREN”.

Lalu bagaimana cara mendapatkan email profesional ini? Dalam memilih jasa profesional tentu harus mempertimbangkan beberapa aspek, ya? Mulai penyedia layanan yang berkualitas, murah hingga dapat diandalkan. Seperti Rumahweb, dari pengalamanku sekitar 2 tahun menggunakan Rumahweb sebagai layanan hosting dan email profesional untuk sebuah organisasi, sangat bisa diandalkan. Apalagi mengenai bantuan teknis, aku selalu mendapat bantuan ketika mengalami kesulitan maintenance dari Rumahweb. Maklum developer baru umur jagung, jadi banyak salahnya. Hihihi. (Eh malah curhat).

Sudah Tahu Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis? Yuk Buat di Rumahweb!

Nah, setelah teman-teman mengetahui keuntungan dan pentingnya penggunaan email profesional, sudah seharusnya pelaku bisnis baik freelance maupun skala perusahaan beralih menggunakan email profesional. Salah satu layanan email profesional yang recomended adalah Rumahweb. Yuk, kita bahas pilihan layanan email profesional yang tersedia di Rumahweb.

Layanan Email Profesional yang Tersedia di Rumahweb

Layanan Email Profesional di Rumahweb
Layanan Email Profesional di Rumahweb

Oke sekarang kita bahas layanan email profesional yang tersedia di Rumahweb, ya. Fyi, ada beberapa pilihan opsi platform sesuai kebutuhanmu nih, diantaranya ada email hosting, FlockMail, Alibaba Mail, dan Google Suite.

Email Hosting

Bagi kamu yang sudah membeli hosting dan domain di Rumahweb, kamu bisa membuat beberapa email profesional di cPanel dengan menggunakan domainmu, lho. Bahkan beberapa jenis hosting bisa membuat unlimited email account.

Email Hosting Menggunakan Roundcube Webmail Client
Email Hosting Menggunakan Roundcube Webmail Client

Tentunya email hosting ini mengharuskan kamu untuk mengatur email sesuai kebutuhan ya, seperti kapasitas penyimpanan email, menginstall web mail client, dan menyelaraskan dengan aplikasi client yang lain apabila ingin menggunakannya di berbagai gadget. Misal digunakan di laptop pribadi atau apps smartphone.

Untuk fitur dan kapasitas dari email hosting ini tergantung pada hosting dan email client yang kamu gunakan, ya.

FlockMail

User Interface FlockMail, Pentingnya Penggunaan Email Profesional untuk Bisnis
User Interface FlockMail

Rumahweb juga menyediakan platform email bisnis FlockMail dengan kapasitas hingga 30GB. Beberapa keunggulan dari FlockMail ini antara lain fitur untuk bekerja dan berkolaborasi mulai dari email, kalender, kontak, video conference, screen sharing, dan fitur lainnya. Berikut beberapa paket yang tersedia di Rumahweb:

PROFESIONAL

Email dan tools kolaborasi berkapasitas 10GB.
Rp 14.900 per bulan

Email dengan kapasitas 10GB
Webmail, POP, dan IMAP
Desktop apps untuk MacOS, Windows, dan Linux
Mobile untuk IOS dan Android
Contact
Calendar
Antivirus dan inbound SPAM protection
Video calls untuk 8 partisipan
Video calls screen sharing untuk presentasi dan kolaborasi
Video calls US dial numbers (Soon!)

PREMIUM

Email dan tools kolaborasi berkapasitas 30GB.
Rp 29.900 per bulan

Email dengan kapasitas 30GB
Webmail, POP, dan IMAP
Desktop apps untuk MacOS, Windows, dan Linux
Mobile untuk IOS dan Android
Contact
Calendar
Antivirus dan inbound SPAM protection
Video calls untuk 50 partisipan
Video calls screen sharing untuk presentasi dan kolaborasi
Video calls global dial numbers (Soon!)

Alibaba Mail

Selanjutnya ada Alibaba Mail yang menyediakan kapasitas hingga 1TB. Dengan kapasitas yang sangat besar ini, bisa menyimpan dan arsip email beserta lampirannya.

Selain email dengan dengan kapasitas besar, Alibaba Mail dibekali fitur kolaborasi yang dibutuhkan perusahaan untuk bekerja dengan lebih efisien. Ada juga fitur drive yang memungkinkan kamu untuk berbagi file pada sesama tim maupun ke pelanggan atau konsumen dengan izin yang bisa diatur sesuai kebutuhan. Untuk rincian paket dan fitur lengkapnya bisa dilihat di bawah ini:

STANDARD

100GB per mailbox
Rp 29.900 per bulan

Email dengan kapasitas 100GB.
1GB large attachment, 50MB standard attachment.
5GB personal online storage (file sharing).
Webmail, POP, SMTP, dan IMAP.
Contact, Calendar, Task, & Group.
Custom tampilan webmail (logo, background, dll).

ADVANCED

1TB per mailbox
Rp 39.900 per bulan

Email dengan kapasitas 1TB (1024GB).
2GB large attachment, 50MB standard attachment.
10GB personal online storage (file sharing).
Webmail, POP, SMTP, dan IMAP.
Contact, Calendar, Task, & Group.
Custom tampilan webmail (logo, background, dll).

Google Suite

Nah ini salah satu platform buat kamu yang sudah terbiasa menggunakan platform gmail dan enggan untuk repot-repot mencoba platform lain tetapi menginginkan semua fitur email profesional. Google Suite ini adalah pilihan tepat, lho. Karena kamu bisa menggunakan gmail dengan domainmu sendiri. Simpel kan? Ditambah fitur-fitur premium lain tentunya seperti beberapa paket berikut ini:

BASIC

Paket Google Suite (Google Apps) dengan 30GB storage
Rp 80.000 per bulan

Email bisnis Gmail dengan domain sendiri
30 GB cloud storage
Video dan voice conferencing
Smart shared calendar
Documents, spreadsheets, dan presentasi
Dukungan pelanggan 24/7 jam lewat telepon & email
Security dan kontrol admin

BUSINESS

Paket Google Suite (Google Apps) dengan unlimited storage dan archiving (Vault)
Rp 170.000 per bulan

Email bisnis Gmail dengan domain sendiri
Unlimited cloud storage (atau 1TB jika dibawah 5 user)
Video dan voice conferencing
Smart shared calendar
Documents, spreadsheets, dan presentasi
Dukungan pelanggan 24/7 jam lewat telepon & email
Security dan kontrol admin
Archiving dengan Vault untuk email, chat, & file
Mengarsip semua email dan chat perusahaan
Konfigurasi pengarsipan lebih fleksibel

Kelebihan Rumahweb Sebagai Penyedia Layanan Domain, Hosting, dan Email Profesional

Kelebihan Rumahweb Sebagai Penyedia Layanan Domain, Hosting, dan Email Profesional
Kelebihan Rumahweb Sebagai Penyedia Layanan Domain, Hosting, dan Email Profesional

Dari berbagai jenis penyedia layanan email profesional, menurutku Rumahweb memiliki kelebihan dibanding dengan penyedia layanan email profesional pada umumnya. Karena selain menyediakan layanan email profesional, Rumahweb juga menyediakan layanan domain dan hosting dengan harga yang sangat terjangkau. Nah, kira-kira apa saja kelebihan yang dimiliki Rumahweb? Mari kita ulas.

Pilihan Email Profesional yang Lengkap

Sesuai yang sudah aku sebutkan di atas, salah satu kelebihan menggunakan layanan email profesional dari Rumahweb adalah memiliki pilihan email profesional yang cukup lengkap sehingga kita bisa leluasa memilih email profesional dengan menyesuaikan kebutuhan dan budget yang ada.

Kemudahan Bertransaksi

Di era digital seperti sekarang kemudahan bertransaksi menjadi salah satu hal yang paling dipertimbangkan. Nah, Rumahweb ini menyediakan metode pembayaran yang sangat lengkap mulai dari online payment tanpa perlu konfirmasi (kartu kredit, virtual account, dompet virtual, dan paypal) hingga pembayaran via transfer bank.

Tersedia Costumer Service yang Tanggap

Rumahweb selalu ada untuk pelanggan dengan costumer service yang siap membantu 24 jam melalui beberapa kanal seperti email, telpon, hingga live chat.

Server Uptime 99%

Siapa yang tidak kesal ketika web down? Nah untuk menjamin kenyamanan pelanggan, Rumahweb memberikan jaminan uptime server sebesar 99% uptime per bulan di luar downtime akibat maintenance yang sebelumnya telah diumumkan.

Registrar Terakreditasi ICANN dan PANDI

Rumahweb sebagai penyedia layanan domain, hosting dan email profesional telah mendapat akreditasi dari Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) dan Pengelola Nama Domain Internet Indonesia (PANDI). Sebagai registrar terakreditasi, Rumahweb tentunya menjadi penyedia layanan yang terpercaya dan tak diragukan lagi.

Kesimpulan Pentingnya Penggunaan Email Profesional dalam Bisnis

Nah dari beberapa paparan di atas, penggunaan email profesional dalam bisnis memang penting, kan? Selain memiliki keuntungan yang dapat menunjang aktivitas sehari-hari, penggunaan email profesional juga bisa menjadi salah satu cara marketing yang paling tepat. Apalagi di era digital seperti sekarang, kebanyakan orang memanfaatkan peluang teknologi yang serba praktis dan efektif.

Kalau teman-teman (influencer) ataupun teman-teman pelaku usaha ingin mencoba menggunakan email profesional nggak ada salahnya, kok. Untuk masalah budget bisa disesuaikan dengan berbagai jenis pilihan email profesional di Rumahweb. Karena email profesional sangat menunjang kebutuhan bisnis di era revolusi industri 4.0 dengan berbagai tantangan yang ada.